Wydział Organizacyjny i Nadzoru

Adres

Plac Wolności 3

Kierownik Wydziału

Sławomir Hatalski, pokój nr 14, 87 520 09 72

Z-ca Kierownika Wydziału

Pracownicy Wydziału

Alicja Pietranis, pokój nr 15, 87 520 09 63

Barbara Skarżyńska, pokój nr 3, 87 520 20 67

Małgorzata Głowicka, pokój nr 3, 87 520 20 67

Jolanta Klaus, pokój nr 12, 87 520 21 68

Małgorzata Adameit, pokój nr  13. 87 520 20 38

Sylwia Barszczewska, pokój nr  13, 87 520 20 38

Teresa Sojko, pokój nr 15, 87 520 09 63

Anna Woronko, pokój nr 31, 87 520 09 69

Tomasz Bellon, pokój nr 31, 87 520 09 68

Wojciech Wiktorzak, pokój nr 31, 87 520 09 69

Barbara Skarżyńska
i Małgorzata Głowicka

• prowadzenie Punktu Obsługi Klienta (POK), do zadań którego należą m.in.:
• przyjmowanie i wysyłanie korespondencji oraz prowadzenie rejestru korespondencji;
• weryfikacja podpisu elektronicznego;
• prowadzenie punktu potwierdzającego profil zaufany;
• prowadzenie wspólnie z Wydziałem Finansowym ewidencji środków trwałych;
• obsługa gospodarcza urzędu;
• administrowanie lokalami biurowymi oraz pomieszczeniami użytkowymi;
• czuwanie nad zabezpieczeniem mienia, ochrony budynków;
• obsługa urządzeń biurowych;
• nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku;
• dekorowanie siedziby urzędu z okazji świąt i rocznic;
• plakatowanie i doręczanie korespondencji na terenie miasta;
• udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zadania należące do właściwości wydziału;
• współdziałanie z innymi wydziałami w sprawie pozyskiwania środków finansowych zewnętrznych w tym unijnych;
• prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową w ramach zadań wydziału;
• prowadzenie spraw związanych z likwidacją szkód rzeczowych i osobowych w zakresie spraw merytorycznych wydziału przy współpracy z Wydziałem Finansowym;

Jolanta Klaus

• prowadzenie rejestru zarządzeń burmistrza;
• prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji;
• prowadzenie rejestru korespondencji oraz jej rozdział na wydziały;
• przedkładanie zarządzeń burmistrza Regionalnej Izbie Obrachunkowej – odpowiednio do właściwości organów nadzoru;
• prowadzenie i rozliczanie kart drogowych kierowcy samochodu służbowego - osobowego;
• zapewnienie obsługi kancelaryjno - biurowej urzędu, sekretariatu burmistrza i zastępcy burmistrza;
• organizacja przyjmowania i załatwiania skarg, wniosków interesantów oraz petycji;
• prenumerata dzienników, czasopism oraz zakup wydawnictw specjalistycznych;
• odbiór korespondencji z poczty;
• podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń innych jednostek;

Teresa Sojko

• gospodarowanie funduszem płac w porozumieniu z Wydziałem Finansowym;
• prowadzenie spraw osobowych wynikających ze stosunku pracy pracowników urzędu oraz kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych gminy, poza sprawami dyrektorów przedszkoli i szkół  a w szczególności spraw związanych z nawiązaniem, zmianami i ustaniem stosunku pracy oraz kompletowaniem i prowadzeniem akt osobowych;
• prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi i lustracją pracowników urzędu
  i kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych gminy oraz spółek;
• organizowanie prac interwencyjnych, robót publicznych i staży w urzędzie przy współpracy
  z wydziałami urzędu;
• kontrola przestrzegania dyscypliny pracy przez pracowników urzędu;
• prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze;
• prowadzenie spraw związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników będących
  na stanowiskach urzędniczych;
• organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów;
• opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji dotyczących pracowników urzędu;
• współpraca z instytucjami, jednostkami szkolącymi w zakresie organizacji szkoleń i kursów dla pracowników urzędu;
• prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników;
• współpraca z powiatowym urzędem pracy;
• prowadzenie archiwum zakładowego urzędu oraz archiwum po zlikwidowanym Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Olecku;
• wydawanie zaświadczeń oraz świadectw pracy byłym pracownikom urzędu oraz byłym pracownikom ZGM i PGKiM;

• prowadzenie punktu potwierdzającego profil zaufany;
• prowadzenie wspólnie z Wydziałem Finansowym ewidencji środków trwałych;
• obsługa gospodarcza urzędu;
• administrowanie lokalami biurowymi oraz pomieszczeniami użytkowymi;
• czuwanie nad zabezpieczeniem mienia, ochrony budynków;
• obsługa urządzeń biurowych;
• nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku;
• dekorowanie siedziby urzędu z okazji świąt i rocznic;
• udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zadania należące do właściwości wydziału;
• współdziałanie z innymi wydziałami w sprawie pozyskiwania środków finansowych zewnętrznych w tym unijnych;
• prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową w ramach zadań wydziału;
• prowadzenie spraw związanych z likwidacją szkód rzeczowych i osobowych w zakresie spraw merytorycznych wydziału przy współpracy z Wydziałem Finansowym;

Anna Woronko, Tomasz Bellon
i Wojciech Wiktorzak

• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;
• administrowanie systemami informatycznymi;
• monitorowanie i bieżące utrzymanie „Sieci szerokopasmowej Gminy Olecko”;
• zgłaszanie i aktualizacja zbiorów danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych;
• bieżąca konserwacja techniczna sprzętu komputerowego w urzędzie;
• obsługa informatyczna monitoringu miejskiego;
• współpraca z Wydziałem Budownictwa i Inwestycji w zakresie budowy infrastruktury telekomunikacyjnej i monitoringu miejskiego;

Małgorzata Adameit
i Sylwia Barszczewska

W ramach Wydziału Organizacyjnego i Nadzoru wydziela się Biuro Rady Miejskiej, używającego symbolu BRM, do zadań którego należy:

• prowadzenie prac związanych z obsługą rady miejskiej i jej komisji;
• prowadzenie rejestru uchwał rady;
• przedkładanie uchwał rady wojewodzie i regionalnej izbie obrachunkowej – odpowiednio do właściwości organów nadzoru;
• przygotowywanie dyspozycji dla kierowników zainteresowanych wydziałów dotyczących realizacji uchwał rady – odpowiednio do zakresu ich działania;
• obsługa kancelaryjno – biurowa rady;
• prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem organizacyjnym wyborów, w tym m.in. parlamentarnych, prezydenckich, samorządowych, referendów i konsultacji społecznych;
• prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem organizacyjnym wyborów przedstawicieli jednostek pomocniczych oraz spraw związanych z tworzeniem sołectw i osiedli;
• prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych;
• prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników.